Начальник юридического департамента Canon: «У юристов всегда есть негативный сценарий»

Canon работает в России с 1995 года и насчитывает команду из более чем 200 экспертов. У российского офиса Canon есть три региональных представительства в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске, а также сеть авторизированных партнеров, которые оказывают техническую поддержку клиентам.

Представляем интервью начальника юридического отдела компании Инги Толокновой

 

Инга, как изменилась работа юротдела за время ограничительных мер?

Наш юротдел помимо России отвечает за Казахстан, Белоруссию и страны СНГ. И нам пришлось отслеживать как законодательство стран СНГ в части ограничительных мер, так и российское региональное законодательство Москвы, Санкт-Петербурга и Новосибирска — это города, в которых у Canon есть представительства. В каждой стране и даже в каждом городе в России были свои правила. Юридический департамент никогда не был так загружен, как в период самоизоляции. Работы было много, но мы справились.

Сейчас все компании сокращают расходы. Canon — не исключение?

Мы уже предупредили сотрудников о том, что нужно внимательнее относиться к услугам, которые мы приобретаем. Безусловно, в этой части у нас сейчас контроль больше. Кроме того, у каждого департамента есть свои затраты, и мы стараемся их направлять на наиболее приоритетные стратегические нужды. При этом на менее важных для бизнеса статьях расходов стараемся сейчас экономить. Например, в этом году у юротдела, вероятнее всего, больше не будет командировок.

Сотрудники не пострадали?

Мы сохранили штат в полном составе. Наша корпоративная философия — киосей — японское слово, которое означает «жить и работать во имя общего блага». Это не просто слоган — это уклад жизни, в котором есть и свои правила ведения бизнеса.

Canon на глобальном уровне принял решение, что мы будем стараться делать все, чтобы максимально сохранить рабочие места, поскольку разрушить гораздо проще, чем построить. Мы понимаем, что ситуация рано или поздно изменится. Вопрос: когда? И терять свои активы трудовые нам бы не хотелось. По крайней мере, наша позиция на сегодняшний день такая: мы не сокращали и не планируем. Нам тяжело, но мы держимся.

Скайп никогда не заменит человеческого общения

Еще до пандемии Canon самостоятельно продавал товары только онлайн. Вам, в отличие от большинства компаний, не пришлось перестраивать процессы.

Да, я всегда была убеждена, что за электронной коммерцией наше будущее и ритейл будет представлен исключительно в виде шоурума, куда приходят, чтобы смотреть, как товар выглядит, а потом все равно заказывать через интернет.

Как изменился спрос за последние несколько месяцев?

У нас увеличились продажи печатающих устройств и расходных материалов. И здесь мы впервые «поймали славу».

О компании

Canon работает в России с 1995 года и насчитывает команду из более чем 200 экспертов. У российского офиса Canon есть три региональных представительства в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске, а также сеть авторизированных партнеров, которые оказывают техническую поддержку клиентам.

На мировом рынке Canon — один из ведущих мировых технологических брендов с чистым объемом продаж 32,6 млрд долл. и командой, превышающей 195 000 специалистов в более чем 350 офисах по всему миру.

Речь идет о принтерах?

Да, это сканеры и принтеры. Данная категория товаров оказалась очень востребованной у потребителей в условиях организации работы, учебы и досуга дома.

Что касается ритейла, то ограничительные меры затронули наших партнеров, которые работают в первую очередь в Москве. Магазины закрылись, продаж не было. В регионах ситуация другая, и из-за этого спад продаж в Москве компенсировался за счет продаж в регионах. Но, думаю, будет и обратная история: когда в Москве обстановка начнет улучшаться, в регионах она ухудшится, и продажи там будут падать. Вообще адекватно оценить влияние пандемии на весь бизнес можно будет только к концу года.

Из-за роста спроса на сканеры и принтеры у компании не было проблем с поставками?

Несмотря на то что у нас поставки из-за границы, а там тоже были карантинные меры, проблем не было. У нас достаточно складских запасов. Также уменьшение спроса в офлайн-ритейле позволило нам повысить спрос и наличие товара в интернет-пространстве. За счет этого проблем с поставками или наличием товара не было.

Как заключали договоры во время пандемии?

Нам повезло немного больше, чем другим компаниям, поскольку еще до коронавируса мы внедрили электронную систему утверждения договоров, собственную разработку Canon. Мы используем ее сами и предлагаем другим компаниям на рынке. Эта система очень выручила нас при экстренном переходе на дистанционный режим взаимодействия между подразделениями и сотрудниками.

В России бюрократическая система: документы должны быть подписаны со всеми реквизитами, штампами. И мы эту проблему решили двумя способами. Во-первых, с некоторыми контрагентами еще до ограничительных мер внедрили систему электронного документооборота: электронную подпись использовали не только для первичных документов, но и для договоров. Нас это спасло.

Во-вторых, в случаях, когда риски меньше и платят не нам, а платим мы, стали принимать подписанный пдф-документ при условии, что оригинал нам предоставят после карантинных мер.

У нас есть подробная инструкция, которая описывает, как построен процесс и как проходит подписание в том и другом случае. Юротдел провел тренинги для сотрудников, чтобы они понимали, что мир стал другим и сейчас нужно иначе действовать в части подписания документов. Думаю, будем это использовать и в будущем. Ведь нельзя исключать, что похожая ситуация может повториться.

Юристы всегда подстраховываются.

Мы, юристы, не можем думать позитивно, иными словами «готовимся к худшему, надеясь на лучшее». Поэтому открою секрет, что в любой ситуации юрист в первую очередь готовится к негативному сценарию. Однако нужно отметить, что к происшедшему не был готов ни один юрист в мире. И то, что мы сейчас делаем в сложившихся условиях, является по сути созданием новых правил работы в новом, боюсь, очень надолго изменившемся мире. Поэтому то, что мы сейчас реализовали, будем сохранять и после.

О себе

В компании ООО «Канон Ру» (Canon) работаю с 2013 года. С 2017 года возглавляю юридический департамент России и стран СНГ. До прихода в Canon работала в крупных транснациональных компаниях, которые специализируются в иных видах деятельности.

Что будете менять в договорах на будущее, кроме форс-мажора?

Говоря о форс-мажорных обстоятельствах, большинство юристов всегда думали, что это что-то, что никогда не наступит. Теперь все, в том числе и мы, будем в первую очередь расписывать условия о форс-мажоре.

Еще мы пересмотрим процедуры заключения договоров с абонентской платой. Для каждой услуги будем заключать отдельное соглашение. Поездки будем планировать с возможностью их отмены. У нас были запланированы мероприятия, арендованы помещения, куплены билеты — все через агентства, которые не работают без штрафных санкций. И если раньше вероятность того, что мы могли отменить мероприятие, равнялась практически нулю, то сейчас стало очевидно, что это возможно. В этой части договоры мы, безусловно, пересмотрим.

Что измените в процессе проверки ваших контрагентов?

У нас уже давно есть система проверки контрагентов и специальный департамент, который ею занимается. После того как заключаем договор, регулярно мониторим контрагента. Скорее всего, будем чаще осуществлять контроль, не раз в две недели, а каждую неделю, к примеру.

Я правильно понимаю, что Ваша компания не попала под льготы?

2 юриста работают в юрдепартаменте Canon

Да, я не могу назвать ни одной меры, которая позволяла бы нам хотя бы в какой-то сфере чувствовать некую поддержку или послабление. Более того, госорганы во время нерабочих дней направляли нам запросы о предоставлении информации, несмотря на то, что офис был закрыт.

Какие госорганы?

Таможня и налоговая. При нормальной обычной деятельности это бы рассматривалось совершенно спокойно. Но при сложившихся обстоятельствах, когда приостановили проведение именно проверок в офисах, но не освободили от запроса документов, как представить все эти документы? С одной стороны, ты решил себя вести добросовестно, закрыть офис, чтобы не распространять инфекцию и поберечь свой штат. Но при этом к тебе поступают запросы о предоставлении информации.

Вам приходилось выходить в офис, чтобы отправить документы?

Нет, мы добивались переноса сроков, объясняя госорганам, почему это надо сделать. Это частные случаи, но я, говоря об этом, понимаю, что страдаем не только мы.

В Вашей компании сейчас все на удаленке?

Как планируете выходить в офис?

Хобби

Балет. История искусства от Древнего Египта до наших дней. Русская философия XIX и XX веков. Данилевский, Леонтьев, Розанов, Соловьев, Бахтин. Но в последнее время, к сожалению, не хватает времени на чтение. Его отнимает забота о доме. 13-летний сын тоже, признаться, не оставляет маму скучать.

У нас будет лимитировано количество людей в офисе, работать будут посменно. Ведь если человек восемь часов сидит в маске, его продуктивность будет равна нулю.

Личные встречи, переговоры будут ограничены в зависимости от площади комнаты и количества человек, которые могут в ней одновременно находиться. Предусмотрели, как пользоваться общими предметами в офисе, такими как принтер и дверные ручки.

У нас есть шоурум, где проходит демонстрация оборудования для клиентов. Показ будет возможен в исключительных случаях и только по согласованию с генеральным директором исходя из тех норм, которые в компании внедрены.

Тестирование сотрудников, передвижение по лифту в бизнес-центре — все это у нас регулируется регламентом.

Сейчас все говорят только о плюсах удаленки, а я хочу спросить у Вас про минусы.

Хотя я вижу за этим будущее, не верю, что можно работать только на удаленке. Любой компании по-прежнему нужен офис, возможно просто меньше по площади. Это как способ показать свое присутствие на рынке.

Из минусов: так как я общительный человек, мне не хватает присутствия людей в работе. Мы привыкли решать многие вопросы путем наших человеческих взаимоотношений, а здесь этот элемент отсутствует, скайп его никогда не заменит.