Документы от работодателя при увольнении в 2023 году

Документы от работодателя при увольнении в 2023 году сотруднику выдают в день увольнения. Из-за изменений во взносах и отчетности и объединения ПФР и ФСС в 2023 году действует новый список и образцы заполнения документов от работодателя при увольнении. При увольнении работнику в последний рабочий день выдается на руки бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. А как быть, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? Или он только недавно начал свою трудовую карьеру, и поэтому бумажная трудовая книжка в принципе не заводилась? Какой документ должен получить работник в этом случае? И какие еще справки нужны работнику при увольнении в 2023 г.?

Бумажная трудовая книжка или СТД-Р

Если на ра­бот­ни­ка не ве­лась бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка, то в по­след­ний день ра­бо­ты ра­бо­то­да­тель дол­жен вы­дать ему до­ку­мент по форме СТД-Р (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Это све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти по по­след­не­му месту ра­бо­ты (При­каз Мин­тр­у­да от 10.11.2022 № 713н). В этом до­ку­мен­те будут ука­за­ны све­де­ния:

• о дате и ос­но­ва­нии при­е­ма на ра­бо­ту в ор­га­ни­за­цию;
• о дате и ос­но­ва­нии уволь­не­ния из этой ор­га­ни­за­ции;
• о пе­ре­во­дах на дру­гую ра­бо­ту;
• о дате по­да­чи ра­бот­ни­ком за­яв­ле­ния о предо­став­ле­нии све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти (или иными сло­ва­ми – о пе­ре­хо­де на ве­де­ние тру­до­вой книж­ки в элек­трон­ном виде).

Форма СТД-Р вы­да­ет­ся на бу­ма­ге или в форме элек­трон­но­го до­ку­мен­та, под­пи­сан­но­го уси­лен­ной элек­трон­ной под­пи­сью ра­бо­то­да­те­ля.

От­ме­тим, что если ра­бот­ник не по­лу­чил СТД-Р в день уволь­не­ния, он впра­ве в любой мо­мент об­ра­тить­ся за этим до­ку­мен­том к быв­ше­му ра­бо­то­да­те­лю. И тот дол­жен вы­дать до­ку­мент не позд­нее 3 ра­бо­чих дней со дня об­ра­ще­ния быв­ше­го ра­бот­ни­ка (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот если у ра­бот­ни­ка есть бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка, то в по­след­ний день ра­бо­ты ра­бо­то­да­тель вы­да­ет ра­бот­ни­ку имен­но ее. И вы­да­вать еще до­пол­ни­тель­но форму СТД-Р обя­зан­но­сти нет, хотя ра­бо­то­да­тель может сде­лать это по своей ини­ци­а­ти­ве или по прось­бе ра­бот­ни­ка (Пись­мо Мин­тр­у­да от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Справка о доходах физлица

При уволь­не­нии ра­бот­ник может за­про­сить Справ­ку о до­хо­дах (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это часть Рас­че­та по форме 6-НД­ФЛ, за­пол­ня­е­мая на кон­крет­но­го че­ло­ве­ка (При­ло­же­ние № 4 к при­ка­зу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

Справ­ка вы­да­ет­ся по до­хо­дам за те­ку­щий год по дату уволь­не­ния из ор­га­ни­за­ции.

Эта справ­ка, в част­но­сти, необ­хо­ди­ма для предъ­яв­ле­ния сле­ду­ю­ще­му ра­бо­то­да­те­лю и пра­виль­но­го предо­став­ле­ния ра­бот­ни­ку стан­дарт­ных вы­че­тов на детей.

Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах в 2023 г.

При уволь­не­нии ра­бо­то­да­тель дол­жен вы­дать ра­бот­ни­ку пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ные све­де­ния о за­стра­хо­ван­ном лице (п. 2, 8, 12 ст. 11 За­ко­на от 01.04.1996 № 27-ФЗ). До 2023 г. это были от­че­ты:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ;
• раз­дел 3 Рас­че­та по стра­хо­вым взно­сам.

С 2023 г. пер­вые два от­че­та пе­ре­ста­ли су­ще­ство­вать. Вме­сто них с 1 ян­ва­ря 2023 г. ра­бо­то­да­тель вы­да­ет:

• вы­пис­ку из от­че­та «Пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ные све­де­ния о за­стра­хо­ван­ных лицах» с раз­де­лом по уволь­ня­ю­ще­му­ся ра­бот­ни­ку (При­ло­же­ние № 2 к При­ка­зу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). По­сколь­ку этот отчет сда­ет­ся в ИФНС еже­ме­сяч­но, до­ста­точ­но вы­дать ра­бот­ни­ку вы­пис­ку из от­че­та за месяц уволь­не­ния;
• под­раз­дел 1.2 под­раз­де­ла 1 «Све­де­ния о стра­хо­вом стаже» от­че­та ЕФС-1 (По­ста­нов­ле­ние Прав­ле­ния ПФР от 31.10.2022 № 245п), за­пол­нен­ный на кон­крет­но­го че­ло­ве­ка. Отчет вы­да­ет­ся за те­ку­щий год.

А вот раз­дел 3 Рас­че­та по стра­хо­вым взно­сам, за­пол­нен­ный на уволь­ня­ю­ще­го­ся ра­бот­ни­ка, вы­да­ет­ся по-преж­не­му. Раз­дел за­пол­ня­ет­ся за от­чет­ный пе­ри­од, в ко­то­ром ра­бот­ник уволь­ня­ет­ся (то есть с на­ча­ла квар­та­ла по дату уволь­не­ния). С 1 квар­та­ла 2023 г. Рас­чет по стра­хо­вым взно­сам за­пол­ня­ет­ся по новой форме (При­каз ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Справка о заработке 182н больше не нужна

До 2023 г. ра­бо­то­да­те­ли долж­ны были вы­да­вать ра­бот­ни­ку справ­ку по форме 182н. Это справ­ка о до­хо­дах физ­ли­ца за те­ку­щий год, а также за 2 пред­ше­ству­ю­щих года. Справ­ка была необ­хо­ди­ма сле­ду­ю­щим ра­бо­то­да­те­лям для пра­виль­но­го рас­че­та по­со­бия по вре­мен­ной нетру­до­спо­соб­но­сти, де­крет­но­го по­со­бия и по­со­бия по уходу за ре­бен­ком. Ведь ука­зан­ные по­со­бия рас­счи­ты­ва­ют­ся ис­хо­дя из вы­плат в поль­зу ра­бот­ни­ка за 2 года, пред­ше­ству­ю­щих стра­хо­во­го слу­чаю (бо­лез­ни, уходу в де­крет­ный от­пуск или от­пуск по уходу за ре­бен­ком).

Но с 2023 г. Со­ци­аль­ный фонд Рос­сии (или со­кра­щен­но СФР) на­ла­дил элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот с ФНС таким об­ра­зом, чтобы не толь­ко свое­вре­мен­но по­лу­чать из на­ло­го­во­го ор­га­на ин­фор­ма­цию о за­ра­бот­ке и стаже физ­ли­ца за нуж­ные пе­ри­о­ды, но и в срок на­прав­лять ее те­ку­ще­му ра­бо­то­да­те­лю. То есть всю ин­фор­ма­цию о раз­ме­ре по­со­бия ра­бот­ни­ка ра­бо­то­да­тель по­лу­чит из ФСС.

По­это­му справ­ка по форме 182н стала не нужна, с 1 ян­ва­ря 2023 г. ее от­ме­ни­ли (При­каз Мин­тр­у­да от 19.10.2022 № 677н). И уволь­ня­ю­ще­му ра­бот­ни­ку не нужно тре­бо­вать ее у ра­бо­то­да­те­ля.

Копия приказа об увольнении

Ра­бо­то­да­тель дол­жен озна­ко­мить ра­бот­ни­ка под рос­пись с при­ка­зом об уволь­не­нии (о пре­кра­ще­нии тру­до­во­го до­го­во­ра). И ра­бот­ник может по­тре­бо­вать вы­дать ему над­ле­жа­щим об­ра­зом за­ве­рен­ную копию та­ко­го при­ка­за (ст. 84.1 ТК РФ). При­каз может по­на­до­бить­ся ра­бот­ни­ку в слу­чае кон­флик­та при рас­ста­ва­нии и, к при­ме­ру, су­деб­но­го спора, свя­зан­но­го с уволь­не­ни­ем или невы­пла­той ра­бот­ни­ку ка­ких-то по­ла­га­ю­щих­ся ему сумм.

Документы, связанные с работой

Ра­бот­ник может пись­мен­но по­тре­бо­вать вы­дать ему любые до­ку­мен­ты, свя­зан­ные с его ра­бо­той (на­при­мер, копии при­ка­зов, ЛНА) (ст. 84.1 ТК РФ). Эти до­ку­мен­ты могут по­на­до­бить­ся для предъ­яв­ле­ния сле­ду­ю­ще­му ра­бо­то­да­те­лю, под­твер­жде­ния ка­ких-то све­де­ний в СФР или в слу­чае су­деб­но­го спора с быв­шим ра­бо­то­да­те­лем.

При­чем, даже если ра­бот­ник об­ра­тит­ся за до­ку­мен­та­ми через ка­кое-то время после уволь­не­ния, ра­бо­то­да­тель все равно обя­зан вы­дать ему любые до­ку­мен­ты, свя­зан­ные с ра­бо­той, в те­че­ние 3-х ра­бо­чих дней со дня по­да­чи быв­шим ра­бот­ни­ком пись­мен­но­го за­яв­ле­ния (ст. 62 ТК РФ).

Кста­ти, ре­ко­мен­ду­ем ра­бот­ни­кам по­лу­чать при уволь­не­нии рас­чет­ный ли­сток с рас­шиф­ров­кой вы­плат, сде­лан­ных при уволь­не­нии, чтобы про­ве­рить пра­виль­ность рас­че­та всех вы­пла­чен­ных сумм:

• за­ра­бот­ной платы, вы­пла­чен­ной за время ра­бо­ты до дня уволь­не­ния;
• ком­пен­са­ции за неис­поль­зо­ван­ный от­пуск;
• пре­мии, если она была по­ло­же­на ра­бот­ни­ку, и т.д.

Документальное подтверждение выдачи работнику документов при увольнении

Как видим, часть до­ку­мен­тов вы­да­ет­ся ра­бот­ни­ку при уволь­не­нии в обя­за­тель­ном по­ряд­ке, а часть – по его тре­бо­ва­нию. По­это­му ра­бо­то­да­те­лю имеет смысл пись­мен­но фик­си­ро­вать вы­да­чу до­ку­мен­тов ра­бот­ни­ку. На­при­мер, ра­бо­то­да­тель может за­ве­сти Жур­нал учета вы­да­чи СТД-Р, в ко­то­ром ра­бот­ни­ки будут рас­пи­сы­вать­ся в по­лу­че­нии со­от­вет­ству­ю­ще­го до­ку­мен­та (Разъ­яс­не­ния с сайта «Он­лайн­ин­спек­ция», 2020).

Имеет смысл вы­да­вать справ­ки и иные до­ку­мен­ты по пись­мен­ной описи. При­ве­дем об­ра­зец та­ко­го до­ку­мен­та:

ООО «Ромашка» Опись документов при увольнении работника Работнику Иванову И.И. в день увольнения 17 января 2023 г. были выданы следующие документы: — расчетный листок за период с 1 по 17 января 2023 г. — сведения о трудовой деятельности СТД-Р — выписка из Персонифицированных сведений о застрахованных лицах за январь 2023 г. — выписка из ЕФС-1 (подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже») за 2023 г. — справка о доходах и суммах налога физического лица за 2023 г. — раздел 3 расчета по страховым взносам за 1 квартал 2023 г.   17 января 2023 г. Документы выдал: __________________ Бухгалтер Ромашкина Р.Р. Документы получил: __________________ Иванов И.И.       17 января 2023 г.

Если работник не смог получить справки в день увольнения

В этом случае работодатель действует так. Он высылает работнику письменное уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать разрешение на отправку трудовой книжки по почте. В это же уведомление можно включить запрос на отправку по почте сведений персонифицированного учета, о которых мы рассказали выше. После получения разрешения работодатель вправе выслать по почте бумажную трудовую книжку, а также выписки из отчетов РСВ, Персонифицированных сведений и ЕФС-1 (ст. 84.1 ТК РФ).

А вот сведения о трудовой деятельности СТД-Р и другие документы, подтверждающие трудовой стаж работника, можно сразу заверить и направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Получать разрешение на это не надо.

Что будет работодателю, если не выдать справки

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении или которые работник письменно запросил у работодателя, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А это немаленький штраф от 30 000 до 50 000 руб. на саму организацию и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.

Юридические услуги Иркутск – Defense®​