Временная удаленная работа: как перевести на новый режим
С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс ввели новое понятие — временная удалённая работа. В статье расскажем, как перевести сотрудника на удалённую работу временно, какие документы для этого надо оформить, какие нюансы учесть. С 1 января 2021 года глава 49.1 Трудового кодекса действует в новой редакции. Изменения в ТК РФ внёс Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
В результате изменений, внесенных в ТК РФ, появились такие понятия:
- постоянная удалёнка;
- временная дистанционная (удалённая) работа;
- периодическая дистанционка с чередованием дней в офисе и вне стационарного рабочего места.
Данные виды устанавливает статья 312.6, временная дистанционная (удалённая) работа названа как один из вариантов организации труда сотрудников вне офиса.
С 2021 года стал возможен временный перевод работника на дистанционную работу. Ранее такая возможность тоже не исключалась, однако Трудовой кодекс временный перевод на дистанционную работу не предусматривал. В связи с этим работодатели испытывали трудности в вопросах документального оформления такого способа организации труда.
Временная дистанционная работа в ТК РФ теперь прямо закреплена, и это значительно упорядочит кадровый документооборот при оформлении такого рода трудовых отношений.
Скачайте документы, необходимые для оформления временной удалённой работы:
Приказ о временном переводе на дистанционную работу Образец от эксперта
Временный трудовой договор с дистанционным сотрудником на срок до шести месяцев Образец от эксперта
Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе сотрудника на дистанционную работу Образец от эксперта
Положение о временном переводе работников на дистанционную работу Образец от эксперта
Отчет о проделанной работе за день сотрудника на дистанционной работе Образец от эксперта
Кадровикам важно понимать, как временно перевести на дистанционную работу сотрудников. Документальное оформление отношений с работниками — это одна из ключевых задач кадровой службы. Для того чтобы оформить временный перевод сотрудника на удалённую работу, предлагаем использовать следующий алгоритм действий.
Как перевести сотрудника на удалённую работу временно: алгоритм
Шаг 1. Составьте и утвердите положение о временной дистанционной работе
Такой локальный нормативный акт поможет работодателю регламентировать процесс перевода сотрудников на удалёнку. Законодатель устанавливает, что все нюансы можно прописать в коллективном договоре, локальном нормативном акте организации или непосредственно в трудовом договоре (дополнительном соглашении).
Обратите внимание! Из всех этих вариантов наиболее целесообразно выбрать такой способ: все общие вопросы прописать в локальном акте, а нюансы, которые индивидуальны для каждого работника, — в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Вы можете ввести специальное Положение о временном переводе на дистанционной работе или же предусмотреть общий локальный нормативный акт, касающийся порядка организации дистанционки и вопросы о временном переводе на дистанционную работу включить в данный ЛНА отдельным разделом (ссылку см.выше)
В Положение о временном переводе работников на дистанционную работу надо отразить:
- Порядок взаимодействия работника и работодателя, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов труда и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя.
- Срок, в течение которого надо подтвердить получение электронного документа.
- Порядок подтверждения представления информации сторонами, если взаимодействие производится не в электронной, а иной форме.
- Форму обмена документами.
- Форму представления работником заявлений.
- Режим рабочего времени.
- Продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.
- Условия и порядок вызова работника в место нахождения стационарного рабочего места.
- Порядок предоставления отпуска (для сотрудников на постоянной дистанционке).
- Порядок, срок и размер компенсации за использование личного оборудования и возмещения расходов.
Важно! Если в организации есть профсоюз, то при утверждении локального нормативного акта о дистанционном труде необходимо учесть мнение первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет, работодатель утверждает данный ЛНА самостоятельно.
Шаг 2. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору
Перевод на дистанционку, в том числе временную, возможен только при взаимном согласии работника и работодателя. Исключение сделано только для ситуаций, когда удалёнка вводится в связи с наличием исключительных обстоятельств: катастрофы, эпидемии, производственной аварии и т.п. Порядок перевода на такую «вынужденную» удалёнку урегулирован статьёй 312.9 ТК РФ. И для исключительных ситуаций для временной удалёнки не требуется получать согласие работника.
Во всех остальных ситуациях — согласие работника будет обязательным условием для введения дистанционки. В дополнительном соглашении укажите срок, в течение которого сотрудник будет работать удалённо.
Важно! Такой период непрерывной временной удаленной работы не может превышать шести месяцев (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
Шаг 3. Издайте приказ о временной дистанционной работе для сотрудника
Унифицированной формы для такого документа нет, поэтому составьте приказ в произвольной форме. Напишите, на какой период сотрудник переводится на удалённый труд. В качестве основания укажите дополнительное соглашение к трудовому договору. Если сотрудник обращался к работодателю с заявлением о временном переводе на удалёнку, в качестве основания также укажите и это заявление (ссылку см.выше)
Что учесть при временном переводе на удалённую работу
Вопросы удалёнки регулирует Трудовой кодекс. Дистанционная работа (временная, постоянная, комбинированная) отражена в главе 49.1 ТК РФ. При этом многие моменты работодатель должен урегулировать самостоятельно.
В частности, важно разработать и прописать в локальном акте или непосредственно в трудовом договоре с работником порядок взаимодействия, сроки представления отчётов, правила подписания документов и другие принципиальные положения.
Режим труда и отдыха сотрудника
Обратите внимание на установление режима рабочего времени и регламентацию порядка взаимодействия с работником. Дело в том, что по общему правилу удалёнщик может выбирать режим работы по своему усмотрению. В том случае, если вы хотите, чтобы сотрудник трудился в рабочее время, которое является общим для организации, пропишите это обязательно в трудовом договоре или локальном акте (ч.2 ст.312.4 ТК РФ).
Присутствие сотрудника в офисе
Также могут возникнуть ситуации, когда необходимо будет присутствие работника в офисе. Поэтому в ЛНА или трудовом договоре предусмотрите порядок вызова работника на стационарное рабочее место. Также закрепите при необходимости право работника по собственной инициативе приходить на работу в офис.
Порядок взаимодействия с работником
Работа в дистанционном режиме (временная или постоянная) требует детальной проработки вопросов взаимодействия между работником и работодателем. В этой связи укажите в локальном акте или трудовом договоре:
- в каком виде стороны направляют документы;
- адрес и способ направления документов;
- возможность взаимодействия через электронную почту, мессенджеры и т.п.;
- срок и порядок подтверждения получения документов стороной;
- порядок, сроки и периодичность представления сотрудником отчетов о проделанной работе;
- какое именно оборудование и программное обеспечение предоставляет работодатель. Если у работника собственное оборудование, обсудите размер выплачиваемой компенсации.
Еще раз обращаем внимание, что срок непрерывной временной удалёнки не может превышать шести месяцев. И при оформлении документов помните об этом ограничении.
Вывод
Для работодателей очень актуальна временная дистанционная работа. Как оформить документы, что предусмотреть в трудовом договоре или локальном акте теперь прописано в Трудовом кодексе. Между тем, многие моменты работодателю потребуется урегулировать самостоятельно, издав локальный нормативный акт.
Юридические услуги Иркутск – Defense®